Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez
Jarża Documented Information Sp. z o.o.

Data dokumentu: 01.01.2026

Niniejszy dokument służy spełnieniu obowiązku informacyjnego na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1. Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Państwa danych: imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań, zleceń oraz zawartych umów, głos i wizerunek utrwalony na nagraniach audiowizualnych.

2. Administrator danych: Jarża Documented Information Sp. z o.o. z siedzibą w Siechnicach, ul. Św. Floriana 5,
NIP 8961649711, KRS 0001161629.

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania

§ Z uwagi na kontakty i relacje biznesowe istniejące między Jarża Documented Information Sp. z o.o. a Państwem osobiście lub Państwa pracodawcą, Administrator na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przetwarza Państwa dane osobowe jako osób kontaktowych po stronie swojego klienta.

Państwa dane będziemy przetwarzać w celu realizowania bieżącego kontaktu z klientem, którego Państwo reprezentują, w szczególności do obsługi zapytań, przygotowywania ofert, pozyskiwania informacji technicznych potrzebnych do przygotowywania ofert i realizacji zleceń. W tym zakresie podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do utrzymania bieżącego kontaktu biznesowego.

Prośbę o kontakt, wyrażoną w szczególności poprzez pozostawienie przez Państwa lub Państwa pracodawcę (lub podmiot działający na jego zlecenie) kontaktowego numeru telefonu lub adresu e-mail (dane służbowe), uznajemy za zgodę na kontakt w celu realizowania bieżącego kontaktu biznesowego z klientem.

§ Państwa dane będziemy przetwarzać w celu wykonania zawartej umowy (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO), przy czym nagrań audiowizualnych Państwa głosu i wizerunku będziemy dokonywać wyłącznie podczas wizyt w celu zapoznania się z przedmiotem zawartej umowy i przetwarzać wyłącznie w celu pozyskiwania i udokumentowania informacji o przedmiocie zawartej umowy.

§ Państwa dane będziemy przetwarzać w celu udokumentowania wykonanej usługi/umowy, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO).

§ Państwa dane będziemy przetwarzać w celach archiwalnych i dowodowych będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Odbiorcy danych: odbiorcami Państwa danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT i audytu systemów zarządzania jakością, doradztwa prawnego, usług księgowych.

5. Okres przechowywania: Państwa dane osobowe przetwarzane w celach archiwalnych i dowodowych, będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), będziemy przechowywać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane zawartą umową, czyli przez 10 lat od wykonania umowy plus 1 dodatkowy rok. Dodatkowy rok przewidziany jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili lub problemów z doręczeniem. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie dane będą przechowywane przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 10 lat.

6. Pouczenie o prawach: mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i prawo do przenoszenia danych. Mogą Państwo zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: info@jarza.pl.

7. Prawo do wniesienia sprzeciwu: mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).

8. Prawo do skargi: mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Źródło pochodzenia danych: dane udostępniane przez Państwa osobiście lub przez podmiot Państwa zatrudniający, nagrania audiowizualne dokonywane za Państwa wiedzą i zgodą z Państwa aktywnym udziałem, dane na podstawie dokumentów, w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, a także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS.

10. Przekazywanie do odbiorców w państwach trzecich: jeśli w ramach przetwarzania Państwa dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Państwa wyraźnej zgody.